Archivering

Veel mensen denken bij archiveren aan heel veel papier, klappers enz.. Maar tegenwoordig wordt ook veel digitaal gearchiveerd door computers. Wat si nou eigenlijk archiveren?
Het op een dusdanige wijze bewaren van informatie dat deze altijd met een minimum aan tijd, inspanning en handeling geraadpleegd kan worden. En of het ducument nou bewaard of vernietigd moet worden. Als een bedrijf gaat archiveren, moet de keuze worden gemaakt van welke document nou wel en niet bewaard moet worden. Meestal worden de documenten tot 5 jaar bewaard.
Er zijn verschillende archiveringsmethodes. Voordat er wordt gearchiveerd wordt eerst gekeken tot welke archief het document behoort. Daarna wordt er gekeken wat het deelarchief is. Dan wordt er aan het document een archiefcode toegekend. Als het archief gecodeerd is krijgt het document een status en moet er gekeken worden waar het document zich op dat moment bevidt. Dit kan centraal of decentraal zijn, maar er kunnen ook verschillende afdelingen zijn in de archiefbewaarplaats of op een server. Als een document verplaatst wordt moet dit direct worden gewijzigd in het ordeningsplan.
We gaan kiezen voor een digitaal archief omdat het sneller is en beter te bewerken. De documenten moeten worden bewaard volgens de wettelijke voorschriften, nadat ze gedigitaliseerd zijn. Voor fysieke documenten geldt dat deze nog een aantal jaren aanwezig moeten zijn in de organisatie of de instelling.
Het digitaliseren van documenten brengt altijd risico met zich mee. Daarom is het vestandig om altijd een back-up te maken van alle digitale documenten, of dat je de documenetn op meerdere computers hebt. Dan voorkom je dat door een virus of spyware je al je gevens kwijt raakt.
Er kunnen afspraken worden gemaakt over de tijd van back-up, zodat het iedere maand op maandag om 17:00 een back-up kan worden gemaakt.

Waarom archiveren?
De documenten dienen bewaard te worden wegens uiteen lopende redenen zoals
voorgeschreven wet- en regelgeving, internationale normering, kwaliteitszorg en bedrijfscultuur. Hierdoor worden competenties duidelijk voor het samenstellen van beheerregels. Beheerregels zijn interne regels voor het archiefbeheer van de organisatie met als doel het beheer van archiefstukken in detail te kunnen regelen, meer als in wet- en regelgeving of internationale normering gebeurt. Hieronder wordt een voorbeeld beschreven.
Een uitzendkracht kan zijn eigen rapportage bewaren die betrekking heeft op het werk dat die verricht heeft. Door middel van de werkuren en de loon dat op zijn rekening is overgemaakt kan hij controleren of het bedrag klopt. Stel dat het niet klopt kan hij aan de uitzendbureau doorgeven het aantal uur dat die op dat week gewerkt had en dat hij dus recht heeft op meer loonsuitkering.
Ik heb zelf een tijdje bij een uitzendbureau gewerkt, heb ook moeten archiveren.Het is heel belangrijk om de adresgegevens van uitzendkrachten minimaal 5 jaar te bewaren. Zowel voor inschrijvingen maar ook voor hoe de uitzendkracht zich functioneert binnnen een bepaald beroep.

Doel archivering
De archieven worden gebruikt om de leerprocessen in het algemeen te ondersteunen.
Hier worden factoren zoals persoonlijke interessen, hobby’s en dergelijk die van belang zijn voor de portfolio bewaard. De student kan documenten, diploma, certificaat, rapport, werkervaring en dergelijk bijhouden en bewaren in zijn eigen portfolio. Daardoor beschikt de student altijd over up-to-date informatie over zichzelf die van belang kunnen zijn voor de school en andere geïnteresseerden. En het is ook zeker voor belang voor de student als die gaat solliciteren naar een bij baantje of later voor een vaste baan. De student kan zien wat hij gedurende zijn leven gedaan heeft en of er vooruitgang is in zijn leven.